Privacyverklaring
Privacy
statement
In dit document vindt u de uitleg met
betrekking tot gegevens die studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris
verzamelt van haar leden en begunstigende leden. De twee hiervoor genoemde
groepen zullen nader aangeduid worden als ‘de leden’. De vereniging verzamelt
of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden
beschreven in deze voorwaarden, tenzij u hiervan tevoren toestemming voor heeft
gegeven. Deze privacyverklaring is aan verandering onderhevig en leden moeten
om deze reden het privacy statement regelmatig raadplegen. Eventuele
aanpassingen en/of veranderingen zullen in dit document worden gewijzigd en
hiervoor wordt opnieuw toestemming gevraagd. Drastische veranderingen in het
privacy statement kunnen daardoor niet tussentijds worden aangepast, tenzij
voorafgaand aan de verandering toestemming is gevraagd aan de leden die het
privacy statement eerder al hebben getekend.
Het inschrijfformulier
Hieronder is een lijst
weergegeven met de gegevens die verzameld worden op het inschrijfformulier en
voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt. Deze gegevens zijn
noodzakelijk om gebruik te maken van de diensten van de vereniging. De gegevens
verstrekt via het inschrijfformulier worden opgeslagen in het algemene ledenbestand.
Daarnaast worden deze gegevens opgeslagen in een digitaal
administratieprogramma waar alleen het bestuur van studentensportvereniging
N.S.S.S.V. Lacustris toegang tot hebben. Met de beheerders van dit
administratieprogramma is een verwerkersovereenkomst afgesloten. De
persoonsgegevens worden bewaard tot en met oktober van het collegejaar waarin
het lid- of donateurschap wordt opgeheven bij studentensportvereniging
N.S.S.S.V. Lacustris via de gangbare procedure voor opzegging, d.w.z. via een
e-mail naar secretaris@lacustris.nl voor 1 september. Daarna worden de gegevens
verwijderd. Als een persoon opnieuw lid of donateur wil worden, dient hij of
zij opnieuw een formulier in te vullen.
De volgende gegevens worden verwerkt in het
administratieprogramma:
Gegeven: |
Doel: |
Voor- en achternamen |
Om onderscheid uit te drukken tussen
leden |
Geboortedatum |
Om te bepalen of een lid jonger of ouder
is dan 18 jaar, wat van belang is voor de wet |
Telefoonnummer |
Om in contact te komen in geval van nood,
en voor verheldering van onduidelijkheden en/of vragen |
Adres |
Voor het opsturen van documenten. |
E-mailadres |
Om in contact te komen en blijven in
geval van mededelingen en/of uitnodigingen, en om de nieuwsbrief te verzenden
met daarin relevant geachte informatie voor de leden |
Studentnummer/Sportkaartnummer |
Om te duiden welk type lidmaatschap
benodigd is/ voor het aanvragen van subsidies/ voor het controleren van het
abonnement bij het Radboud Sportcentrum |
IBAN |
Om het jaarlijkse lidmaatschapsgeld euro
af te kunnen schrijven via automatisch incasso en om toekomstige
betalingen/declaraties makkelijker te laten verlopen |
BIC |
Om het jaarlijkse lidmaatschapsgeld euro
af te kunnen schrijven via automatisch incasso en om toekomstige
betalingen/declaraties makkelijker te laten verlopen |
Verwachte einddatum studie |
Om te controleren of het lidmaatschap nog
voortgezet mag worden. |
Bond nummer |
Voor het inschrijven bij de sportbond en
het inschrijven van competities |
Daarnaast kan door de Radboud Universiteit,
het Radboud Sportcentrum en de Hogeschool van Arnhem Nijmegen aan
studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris gevraagd worden om bepaalde
gegevens die bij de inschrijving zijn ingevuld te verstrekken. Dit om de
student status van de leden en daarmee de ledenlijsten te controleren. Hierbij
gaat het om de naam van het lid en de status van de student en het
studentnummer dan wel sportkaartnummer. Met het ondertekenen van deze
privacyverklaring wordt akkoord gegaan met het verstrekken van de hierboven
genoemde gegevens aan de Radboud Universiteit, het Radboud Sportcentrum, het
Radboud Fonds en de Hogeschool van Arnhem Nijmegen voor het aanvragen van
subsidies.
Voor het inschrijven voor competities
kunnen bovenstaande gegevens gedeeld worden met de bond dan wel de
competitieleiding.
Sommige commissies van
studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris kunnen in sommige situaties,
zoals activiteiten, ook toegang krijgen tot persoonlijke gegevens. De leden van
deze commissie(s) zullen in dat geval een geheimhoudingsverklaring getekend
hebben.
Bij het ondertekenen van het
inschrijfformulier wordt er dus toestemming gegeven voor het verwerken van de
persoonsgegevens.
Inzien
en aanpassen van uw gegevens
Het is altijd mogelijk om bij de secretaris
uw verzamelde persoonsgegevens in te zien en om een verzoek tot wijzigen,
aanvullen of verwijderen van de gegevens in te dienen. Voor alle gegevens geldt
dat wanneer er sprake is van een wijziging, aanvulling of verwijdering, u deze
zelf door dient te geven aan het bestuur.
Bezwaar
maken
Het is mogelijk om bezwaar te maken tegen
het verzamelen van persoonsgegevens. Indien de grond van
studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris zwaarder weegt dan het bezwaar,
kan studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris ervoor kiezen om het
verwerken voort te zetten. Als er alleen bezwaar is aan het verstrekken van
(bepaalde) persoonsgegevens aan de Radboud Universiteit, het Radboud
Sportcentrum en de Hogeschool van Arnhem Nijmegen, dan kan dit ook aan
studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris gemeld worden. Indien
studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris al persoonsgegevens heeft
verstrekt aan de Radboud Universiteit, het Radboud Sportcentrum en de
Hogeschool van Arnhem Nijmegen, dan zal studentensportvereniging N.S.S.S.V.
Lacustris de Radboud Universiteit, het Radboud Sportcentrum en de Hogeschool
van Arnhem Nijmegen op de hoogte stellen van de beperking van de
persoonsgegevens.
Meldplicht
bij een datalek
Studentensportvereniging N.S.S.S.V.
Lacustris heeft een meldplicht als er sprake is van een datalek. Het doel
hiervan is om ervoor te zorgen dat er zorgvuldiger omgegaan wordt met
persoonsgegevens en dat de beveiliging hiervan in orde is. Er is sprake van een
datalek als er verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens (zoals
bovenaan beschreven) plaatsvindt. Mocht een datalek plaatsvinden, dan is
vereniging N.S.S.S.V. Lacustris verplicht dit te melden aan haar leden.
Afbeeldingsvoorwaarden
Tijdens activiteiten
van studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris worden foto’s gemaakt waar leden op kunnen staan. De
vereniging ziet het hierbij als haar verantwoordelijkheid om uw privacy te
beschermen. Deze voorwaarden zijn van toepassing op de diensten en activiteiten
van studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris. De vereniging zorgt ervoor dat uw persoonlijke informatie
vertrouwelijk wordt behandeld.
1. Website
De foto’s die worden
gemaakt op activiteiten worden op de website van studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris geüpload. Foto’s worden
gefilterd voordat ze op de website worden geplaatst. Deze afbeeldingen blijven
voor 3 jaar beschikbaar.
2. (Social) media
Foto’s kunnen daarnaast
gebruikt worden op de social media kanalen van studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris. De social media bestaan
uit: Facebook, Instagram, Snapchat, Twitter en LinkedIn. Ook kunnen foto’s
geplaatst worden in het verenigingsblad en in de almanak. In het
verenigingsblad worden sfeerfoto’s geplaatst en in de almanak worden ook
persoonlijke foto’s voorzien van een naam geplaatst. De (social) media
kanalen zijn openbaar toegankelijk. Deze afbeeldingen blijven voor 3 jaar
beschikbaar.
Plaatsing van foto’s gebeurt automatisch, tenzij er bezwaren zijn aangegeven vanuit het desbetreffende lid. Bezwaren kunnen ook na plaatsing nog doorgegeven worden om vervolgens de foto’s te verwijderen.