Lacustris

Nijmeegse Studenten Schaats- en Skeelervereniging

Privacyverklaring

Privacy statement

In dit document vindt u de uitleg met betrekking tot gegevens die studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris verzamelt van haar leden en begunstigende leden. De twee hiervoor genoemde groepen zullen nader aangeduid worden als ‘de leden’. De vereniging verzamelt of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in deze voorwaarden, tenzij u hiervan tevoren toestemming voor heeft gegeven. Deze privacyverklaring is aan verandering onderhevig en leden moeten om deze reden het privacy statement regelmatig raadplegen. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen zullen in dit document worden gewijzigd en hiervoor wordt opnieuw toestemming gevraagd. Drastische veranderingen in het privacy statement kunnen daardoor niet tussentijds worden aangepast, tenzij voorafgaand aan de verandering toestemming is gevraagd aan de leden die het privacy statement eerder al hebben getekend.

 

Het inschrijfformulier

Hieronder is een lijst weergegeven met de gegevens die verzameld worden op het inschrijfformulier en voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt. Deze gegevens zijn noodzakelijk om gebruik te maken van de diensten van de vereniging. De gegevens verstrekt via het inschrijfformulier worden opgeslagen in het algemene ledenbestand. Daarnaast worden deze gegevens opgeslagen in een digitaal administratieprogramma waar alleen het bestuur van studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris toegang tot hebben. Met de beheerders van dit administratieprogramma is een verwerkersovereenkomst afgesloten. De persoonsgegevens worden bewaard tot en met oktober van het collegejaar waarin het lid- of donateurschap wordt opgeheven bij studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris via de gangbare procedure voor opzegging, d.w.z. via een e-mail naar secretaris@lacustris.nl voor 1 september. Daarna worden de gegevens verwijderd. Als een persoon opnieuw lid of donateur wil worden, dient hij of zij opnieuw een formulier in te vullen.

 

De volgende gegevens worden verwerkt in het administratieprogramma:

Gegeven:

Doel:

Voor- en achternamen

Om onderscheid uit te drukken tussen leden

Geboortedatum

Om te bepalen of een lid jonger of ouder is dan 18 jaar, wat van belang is voor de wet

Telefoonnummer

Om in contact te komen in geval van nood, en voor verheldering van onduidelijkheden en/of vragen

Adres

Voor het opsturen van documenten.

E-mailadres

Om in contact te komen en blijven in geval van mededelingen en/of uitnodigingen, en om de nieuwsbrief te verzenden met daarin relevant geachte informatie voor de leden

Studentnummer/Sportkaartnummer

Om te duiden welk type lidmaatschap benodigd is/ voor het aanvragen van subsidies/ voor het controleren van het abonnement bij het Radboud Sportcentrum

IBAN

Om het jaarlijkse lidmaatschapsgeld euro af te kunnen schrijven via automatisch incasso en om toekomstige betalingen/declaraties makkelijker te laten verlopen

BIC

Om het jaarlijkse lidmaatschapsgeld euro af te kunnen schrijven via automatisch incasso en om toekomstige betalingen/declaraties makkelijker te laten verlopen

Verwachte einddatum studie

Om te controleren of het lidmaatschap nog voortgezet mag worden.

Bond nummer

Voor het inschrijven bij de sportbond en het inschrijven van competities

 

Daarnaast kan door de Radboud Universiteit, het Radboud Sportcentrum en de Hogeschool van Arnhem Nijmegen aan studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris gevraagd worden om bepaalde gegevens die bij de inschrijving zijn ingevuld te verstrekken. Dit om de student status van de leden en daarmee de ledenlijsten te controleren. Hierbij gaat het om de naam van het lid en de status van de student en het studentnummer dan wel sportkaartnummer. Met het ondertekenen van deze privacyverklaring wordt akkoord gegaan met het verstrekken van de hierboven genoemde gegevens aan de Radboud Universiteit, het Radboud Sportcentrum, het Radboud Fonds en de Hogeschool van Arnhem Nijmegen voor het aanvragen van subsidies.

Voor het inschrijven voor competities kunnen bovenstaande gegevens gedeeld worden met de bond dan wel de competitieleiding.

Sommige commissies van studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris kunnen in sommige situaties, zoals activiteiten, ook toegang krijgen tot persoonlijke gegevens. De leden van deze commissie(s) zullen in dat geval een geheimhoudingsverklaring getekend hebben.

 

Bij het ondertekenen van het inschrijfformulier wordt er dus toestemming gegeven voor het verwerken van de persoonsgegevens.

 

Inzien en aanpassen van uw gegevens

Het is altijd mogelijk om bij de secretaris uw verzamelde persoonsgegevens in te zien en om een verzoek tot wijzigen, aanvullen of verwijderen van de gegevens in te dienen. Voor alle gegevens geldt dat wanneer er sprake is van een wijziging, aanvulling of verwijdering, u deze zelf door dient te geven aan het bestuur.


Bezwaar maken

Het is mogelijk om bezwaar te maken tegen het verzamelen van persoonsgegevens. Indien de grond van studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris zwaarder weegt dan het bezwaar, kan studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris ervoor kiezen om het verwerken voort te zetten. Als er alleen bezwaar is aan het verstrekken van (bepaalde) persoonsgegevens aan de Radboud Universiteit, het Radboud Sportcentrum en de Hogeschool van Arnhem Nijmegen, dan kan dit ook aan studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris gemeld worden. Indien studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris al persoonsgegevens heeft verstrekt aan de Radboud Universiteit, het Radboud Sportcentrum en de Hogeschool van Arnhem Nijmegen, dan zal studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris de Radboud Universiteit, het Radboud Sportcentrum en de Hogeschool van Arnhem Nijmegen op de hoogte stellen van de beperking van de persoonsgegevens.

 

Meldplicht bij een datalek

Studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris heeft een meldplicht als er sprake is van een datalek. Het doel hiervan is om ervoor te zorgen dat er zorgvuldiger omgegaan wordt met persoonsgegevens en dat de beveiliging hiervan in orde is. Er is sprake van een datalek als er verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens (zoals bovenaan beschreven) plaatsvindt. Mocht een datalek plaatsvinden, dan is vereniging N.S.S.S.V. Lacustris verplicht dit te melden aan haar leden.

 

Afbeeldingsvoorwaarden

Tijdens activiteiten van studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris worden foto’s gemaakt waar leden op kunnen staan. De vereniging ziet het hierbij als haar verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Deze voorwaarden zijn van toepassing op de diensten en activiteiten van studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris. De vereniging zorgt ervoor dat uw persoonlijke informatie vertrouwelijk wordt behandeld.

 

1.     Website

De foto’s die worden gemaakt op activiteiten worden op de website van studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris geüpload. Foto’s worden gefilterd voordat ze op de website worden geplaatst. Deze afbeeldingen blijven voor 3 jaar beschikbaar.

 

2.     (Social) media

Foto’s kunnen daarnaast gebruikt worden op de social media kanalen van studentensportvereniging N.S.S.S.V. Lacustris. De social media bestaan uit: Facebook, Instagram, Snapchat, Twitter en LinkedIn. Ook kunnen foto’s geplaatst worden in het verenigingsblad en in de almanak. In het verenigingsblad worden sfeerfoto’s geplaatst en in de almanak worden ook persoonlijke foto’s voorzien van een naam geplaatst.  De (social) media kanalen zijn openbaar toegankelijk. Deze afbeeldingen blijven voor 3 jaar beschikbaar.

 

Plaatsing van foto’s gebeurt automatisch, tenzij er bezwaren zijn aangegeven vanuit het desbetreffende lid. Bezwaren kunnen ook na plaatsing nog doorgegeven worden om vervolgens de foto’s te verwijderen.